Innovative Beschaffung und Vergabe im öffentlichen Dienst: Wie Kommunen den Wandel gestalten

Die öffentliche Verwaltung steht aktuell vor großen Herausforderungen: Digitalisierung, nachhaltige Entwicklung und die effiziente Nutzung begrenzter finanzieller Mittel. Eine entscheidende Rolle spielt hierbei die sogenannte innovative Beschaffung. Sie sorgt dafür, dass Kommunen Zugang zu neuen Lösungen und Technologien erhalten, um öffentliche Aufgaben besser und zukunftsfähiger zu bewältigen.

Doch warum ist Beschaffung eigentlich so kompliziert? Der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen in Behörden ist oft an starre Regeln und komplexe Abläufe gebunden. Hinzu kommt die föderale Struktur Deutschlands: Bund, Länder und Kommunen verfolgen eigene Strategien, haben unterschiedliche Prozesse und treffen Entscheidungen individuell. Das macht es schwierig, innovative Lösungen überhaupt zu entdecken, geschweige denn gezielt zu fördern.

Auch das Vergaberecht stellt öffentliche Verwaltungen regelmäßig vor Herausforderungen. Ausschreibungen sind oft sehr detailliert und lassen wenig Spielraum für neue Ideen. Innovative Unternehmen, insbesondere Startups oder kleinere Anbieter, haben es deshalb schwer, ihre Lösungen in die öffentliche Verwaltung einzubringen.

Um genau diese Hindernisse zu überwinden, wurde das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) geschaffen. Sein Ziel ist es, Kommunen, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen dabei zu unterstützen, innovative Produkte und Dienstleistungen schneller und einfacher zu beschaffen. Dazu setzt KOINNO auf direkte Kommunikation zwischen Verwaltung und Markt – und eröffnet so Chancen für Start-ups und innovative Unternehmen, die bisher kaum eine Möglichkeit hatten, mit der öffentlichen Hand zusammenzuarbeiten.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, warum innovative Beschaffung eine große Chance für Kommunen darstellt und wie das Kompetenzzentrum KOINNO hilft, diese Chancen konkret zu nutzen.

Dieser Blogbeitrag basiert auf einem Interview zwischen Martin Schmiedel, Vorstand der GFKD AG, und Matthias Berg, Leiter des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO). Das Gespräch wurde im Rahmen der Reihe mensch.digital geführt.

Matthias Berg, heute Leiter des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO), kennt das Thema Einkauf und Beschaffung schon lange – allerdings ursprünglich aus einem ganz anderen Bereich. Seine ersten Erfahrungen sammelte er in der Privatwirtschaft, genauer gesagt in der Modebranche. Dort entdeckte er, wie spannend Einkauf und Beschaffung sein können: Die Auswahl der richtigen Produkte, das Gespür für aktuelle Modetrends und gleichzeitig die Verantwortung für den wirtschaftlichen Erfolg haben ihn schon früh fasziniert.

Nach seinem BWL-Studium arbeitete Matthias zunächst einige Jahre in Unternehmen der freien Wirtschaft und plante ursprünglich eine klassische Konzernkarriere. Doch dann kam alles anders: Durch seine Tätigkeit beim Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) kam er 2014 mit dem öffentlichen Sektor in Berührung – und übernahm schließlich die Leitung des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO).

Matthias Berg bezeichnet die Arbeit im Kompetenzzentrum innovative Beschaffung als seine absolute Leidenschaft. Was ihn besonders antreibt, ist die Möglichkeit, echte Veränderungen in der öffentlichen Verwaltung voranzubringen. Trotz der hohen Komplexität, gerade im Hinblick auf die föderale Struktur Deutschlands und das strenge Vergaberecht, sieht er in der Beschaffung enormes Innovationspotenzial.

Für Matthias Berg ist es besonders spannend, Kommunen und öffentliche Einrichtungen dabei zu helfen, neue Wege zu entdecken, Prozesse zu vereinfachen und so letztendlich bessere Lösungen für Bürgerinnen und Bürger zu ermöglichen. Innovation bedeutet für ihn nicht nur Technologie und Digitalisierung, sondern vor allem auch die Chance, bestehende Strukturen und Denkweisen neu zu gestalten.

Gerade deshalb sieht er es als große Aufgabe, Beschaffungsprozesse moderner, flexibler und innovationsfreundlicher zu machen – und genau dafür setzt er sich mit großem Engagement ein.

Innovationen und öffentliche Verwaltung – das klingt zunächst nach einem Widerspruch. Kommunen und Behörden haben es oft nicht leicht, innovative Lösungen effektiv zu beschaffen. Warum ist das so?

Einerseits stehen sie vor komplexen Herausforderungen: Ob Digitalisierung, moderne Infrastruktur oder neue Technologien – die Anforderungen wachsen ständig. Andererseits sind Beschaffungsprozesse meist stark reglementiert, bürokratisch und wenig flexibel. Hinzu kommt die föderale Struktur Deutschlands, in der Bund, Länder und Kommunen jeweils eigene Prozesse verfolgen und individuelle Anforderungen haben. Das erschwert eine einheitliche und effiziente Beschaffung erheblich.

Ein zentraler Grund für die schwierige Umsetzung innovativer Beschaffung liegt in klassischen Vergabeprozessen. Öffentliche Einrichtungen entwickeln häufig zunächst allein und detailliert im Voraus, was sie konkret kaufen möchten. Diese detaillierten Leistungsbeschreibungen lassen jedoch oft keinen Spielraum für alternative oder innovative Lösungen. Neue Anbieter und Start-ups, die besonders kreative und fortschrittliche Ansätze entwickeln, werden dadurch häufig ausgeschlossen oder schlichtweg nicht berücksichtigt.

Diese Praxis führt dazu, dass innovative Potenziale des Marktes kaum genutzt werden. Die öffentliche Hand kauft zwar Lösungen ein – doch diese sind selten die besten oder modernsten, die am Markt verfügbar wären.

Um genau diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde 2014 das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) geschaffen. Das Kompetenzzentrum wurde vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) ins Leben gerufen, um die öffentliche Verwaltung bei der Suche nach innovativen Lösungen besser zu unterstützen.

Das Ziel ist klar: Die öffentliche Hand soll schneller, einfacher und transparenter innovative Produkte und Dienstleistungen beschaffen können. Gleichzeitig soll der Markt, insbesondere Startups und kleinere Unternehmen, aktiv in den Beschaffungsprozess eingebunden werden.

Zentrales Element der Arbeit von KOINNO ist der sogenannte Co-Innovationsplatz (COINNO). Dabei handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der öffentliche Auftraggeber ihre Herausforderungen beschreiben, anstatt bereits eine fertige Lösung zu fordern.

Wie funktioniert der Co-Innovationsplatz genau?
Anders als klassische Vergabeplattformen fordert der Co-Innovationsplatz nicht direkt ein Produkt oder eine Dienstleistung, sondern beschreibt lediglich das Problem, das gelöst werden soll. Anbieter und Startups können sich mit ihren kreativen Ideen völlig unkompliziert melden, ohne vorher bürokratische Hürden überwinden zu müssen.

• Niederschwelliger Zugang für Anbieter und Kommunen
• Klare und einfache Beschreibung der Herausforderung statt komplexer Produktanforderungen
• Offene Kommunikation zwischen öffentlicher Verwaltung und Anbietern
• Aktive Bewerbung der Challenges über soziale Medien und Partner-Netzwerke
• Besonders geeignet für Startups und innovative kleine Unternehmen

Über den Co-Innovationsplatz wurden bereits viele erfolgreiche digitale Lösungen gefunden. Beispielsweise konnten Software-Apps entwickelt werden, die ursprünglich für Gebäudemanagement gedacht waren, nun aber auch zur Verwaltung von Kindergarteninfrastruktur eingesetzt werden – ein kreativer Ansatz, der kommunale Prozesse deutlich erleichtert.

Auch Infrastrukturthemen profitieren enorm vom offenen Ansatz des Co-Innovationsplatzes. So wurde zum Beispiel eine Challenge ausgeschrieben, um Ladestationen für Elektroautos deutlich barrierefreier zu gestalten. Weitere spannende Projekte beschäftigen sich mit der zivilen Nutzung von Drohnen, nachhaltiger Immobilienplanung oder digitalen Lösungen zur Gebäude-Verwaltung und Raumplanung.

Viele innovative Unternehmen scheitern bereits an den formellen Hürden öffentlicher Ausschreibungen. Dazu zählen etwa überzogene Anforderungen an Umsatz, Zertifizierungen oder die Anzahl bereits realisierter Projekte. Gerade Startups können diese Kriterien oft nicht erfüllen, da sie noch neu am Markt sind oder keine vergleichbaren Projekte nachweisen können.

Das Kompetenzzentrum unterstützt die öffentliche Verwaltung dabei, diese Hindernisse aktiv zu überwinden. KOINNO berät Behörden und Kommunen, wie sie Ausschreibungen gestalten können, um innovative Anbieter nicht von vornherein auszuschließen. So sensibilisiert KOINNO beispielsweise Kommunen dafür, auf unnötige Mindestanforderungen – etwa zu hohen Mindestumsatz oder nicht zielführende Zertifizierungen – zu verzichten.

Durch die aktive Kommunikation der Challenges auf dem Co-Innovationsplatz werden auch kleine Anbieter sichtbar, die bislang kaum Chancen hatten, mit Kommunen ins Geschäft zu kommen. Auf diese Weise entsteht für Startups eine reelle Chance, sich mit ihren Innovationen am Markt zu positionieren. Gleichzeitig gewinnt die öffentliche Verwaltung Zugriff auf innovative, kreative Lösungen, die sie bisher möglicherweise gar nicht kannte.

Ein großes Hindernis bei der innovativen Beschaffung ist heute noch die lange Dauer der Prozesse in der öffentlichen Verwaltung. Oft vergeht viel Zeit, bis ein Fachbereich eine Beschaffungsstelle einbindet – manchmal passiert das erst ganz am Ende, wenn das Problem eigentlich schon akut ist. Das führt dazu, dass Lösungen häufig zu spät oder nicht mehr optimal ausgewählt werden können. Innovationen brauchen jedoch Zeit, um zu entstehen und zu reifen.

Um schneller und effizienter zu werden, muss die öffentliche Verwaltung künftig strategischer denken. Das bedeutet: Fachbereiche und Beschaffungsstellen sollten viel früher und enger zusammenarbeiten, um Probleme und Bedarfe klar zu definieren und frühzeitig Lösungen am Markt zu erkunden.

Es geht dabei um eine gezielte Zusammenarbeit auf Augenhöhe, bei der Bedürfnisse der Fachabteilungen und das Wissen der Beschaffungsstellen schon vor der Ausschreibung zusammengebracht werden. So können innovative Lösungen schneller gefunden und Beschaffungsverfahren kürzer gestaltet werden – und zwar bei gleicher Qualität.

Ein weiterer wichtiger Schritt sind strategische Beschaffungsstellen innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Diese Stellen haben die Aufgabe, vorausschauend zu agieren und regelmäßig Kontakt zum Markt zu halten – auch wenn gerade noch kein konkreter Bedarf vorhanden ist. So können innovative Lösungen frühzeitig identifiziert und dann gezielt ausgeschrieben werden, anstatt erst unter Zeitdruck nach Lösungen suchen zu müssen.

Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung unterstützt Kommunen und andere öffentliche Einrichtungen genau bei diesem Schritt. KOINNO hilft Behörden, die internen Prozesse zu modernisieren, digitale Technologien sinnvoll zu nutzen und vor allem den Austausch mit innovativen Anbietern gezielt zu fördern.

Zudem berät das Kompetenzzentrum Behörden dabei, ihre Ausschreibungen so zu gestalten, dass sie offen für neue Lösungen sind und die Einstiegshürden für innovative Startups gesenkt werden. Das stärkt nicht nur die Innovationskraft, sondern sorgt auch dafür, dass Beschaffung schneller, effizienter und qualitativ hochwertiger ablaufen kann.

Trotz vieler Herausforderungen gibt es bereits heute positive Beispiele aus der Praxis. Einige Kommunen haben gezeigt, dass strategische Beschaffung funktioniert – und dass sie deutliche Vorteile bietet. Wenn dieser Weg konsequent weiterverfolgt wird, könnten Beschaffungsprozesse zukünftig schneller, effizienter und gleichzeitig qualitativ hochwertiger sein.

Damit das gelingt, braucht es mutige Entscheider in Kommunen, Offenheit für neue Wege und eine starke Unterstützung durch Partner wie das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung. Die Potenziale sind enorm – es liegt jetzt an allen Beteiligten, diese Chancen gemeinsam zu nutzen.

Die öffentliche Verwaltung hat die große Chance, mit strategischer Beschaffung neue Wege einzuschlagen und so ihren Auftrag besser zu erfüllen. Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung wird auch zukünftig dabei unterstützen, innovative Lösungen in Kommunen schnell und einfach umzusetzen – für eine digitale, effiziente und bürgerfreundliche Verwaltung von morgen.